Vandaag, 21 juni is het de langste dag en de start van de zomer. Denken we aan de zomer, dan denken we aan de zomervakantie. En hebben we het over de zomervakantie, dan denkt de support afdeling van Belcentrale automatisch: belplan!

Inventarisatie

Zet je alleen je afwezigheid assistent van je e-mail en je voicemail van je telefoon aan, dan is dat vaak een gemiste kans. Helemaal in een verkoop- of service-organisatie. Aan de andere kant; een mens heeft natuurlijk ook zijn welverdiende vakantie nodig. Het is daarom verstandig om ruim van tevoren een inventarisatie te doen. Wie is er wanneer weg? Is er iemand aanwezig per afdeling? Wie is achtervang voor wie et cetera? Kan iedereen in elkaars agenda, kunnen mensen afspraken plannen wanneer iemand op vakantie is?

Belplan aanpassen

Maak je gebruik van VoIP dan is er, zeker binnen een wat grote organisatie vast een belplan of dialplan actief. Het belplan bepaalt hoe een inkomende telefoonoproep binnen de organisatie wordt afgehandeld. Stel John is accountmanager regio Groningen voor de firma AgriAgro. John ontvangt normaal de telefoontjes die op zijn vaste nummer binnenkomen op zijn mobiel wanneer hij niet binnen 15 seconden zijn vaste telefoon opneemt. Maar als John van 1 augustus tot en met 21 augustus met de caravan aan de Spaanse Costa staat, gebeurt dat natuurlijk nog steeds. En dat is jammer. Want John zit niet op die telefoontjes te wachten (en Marjet, de vrouw van John al helemaal niet). Maar wat extra jammer is, de klanten die bellen, komt niet uit bij Teus. Teus, die normaal gesproken Drenthe doet en Groningen er tijdens John’s afwezigheid bij neemt.

Simpel stappenplan

  1. Inventarisatie: Wie is wanneer op vakantie
  2. Werkzaamheden overnemen: Wie neemt de honneurs waar voor degene die weg is?
  3. Belplan laten aanpassen: Aan Belcentrale doorgeven hoe, per wanneer en voor hoe lang het belplan aangepast moet worden.
  4. Klanten inlichten: Vergeet niet ook de accounts van John in te lichten over het feit dat Teus tijdens de vakantie van John de boel overneemt. Ze kunnen hetzelfde nummer bellen, maar de zaken lopen gewoon door!

Stuurt u uiterlijk 14 dagen voordat de wijziging geëffectueerd moet zijn uw verzoek voor aanpassing aan het belplan door aan support@belcentrale.nl:

  • Relatienummer
  • Startdatum
  • Betreft welke nummers
  • Welke doorschakeling is er gewenst voor de verschillende nummers
  • Einddatum (let op, geef duidelijk aan of het tot of tot en met is!

U kunt hiervoor overigens ook een ticket aanmaken via ons control panel Mijn Belcentrale, dan hoeft u uw relatienummer niet te vermelden: https://www.belcentrale.nl/control-panel/support/