Tegenwoordig hebben zakelijke professionals te maken met meer vormen van communicatie dan ooit te voren. Er is een constante stroom van e-mails, app’jes, telefoontjes en voicemails. Er wordt verwacht dat u alle informatie bijhoudt en dat u overal op reageert. Het is soms overweldigend en sommige berichten worden daardoor onbedoeld over het hoofd gezien. Gelukkig is er een oplossing voor het probleem: Voicemail naar e-mail.

Krijg weer overzicht

Met de service Voicemail naar e-mail beluistert u voicemails niet meer via uw telefoon, maar ontvangt u ze in uw mailbox. Kies voor deze efficiëntieslag; dezelfde plek waar u al uw zakelijke e-mails binnenkrijgt, inclusief al uw voicemails.

Hoe werkt het?

Het is simpel. Met een voicemail op uw telefooncentrale in de cloud mist u nooit meer een inkomend gesprek. Op elke extensie van deze VoIP centrale kan een voicemail ingesteld worden. Bovendien kan de centrale zo worden ingesteld dat de ingesproken boodschap als bijlage via e-mail aan u verzonden wordt wanneer er een nieuw bericht in uw voicemailbox staat. Via een praktisch control panel kan elke gebruiker dit zelf aangeven, zelfs per dag of moment aan of uitzetten. Ook het e-mailadres kan naar believen gewijzigd worden via het control panel. Vervolgens kan de gebruiker vanuit het e-mailaccount de voicemails beluisteren of doorsturen naar collega’s. Tevens kunt u ervoor kiezen om het audiobestand op te slaan om het later weer te beluisteren.

1. Efficiëntere responstijden

Het is belangrijk om snelle klantenzorg te bieden aan nieuwe en bestaande klanten. Klanten verwachten snel geholpen te worden en beoordelen bedrijven op basis van snelheid als ze om hulp vragen. Voicemail naar e-mail voor zakelijke gebruikers heeft als groot voordeel dat het overzichtelijk wordt gemaakt en dat u daardoor ziet hoeveel voicemails er in de eerste plaats zijn. Bedrijven zijn sterk afhankelijk van e-mail om met klanten te communiceren. Door het gebruik van voicemail naar e-mail wordt het eenvoudig gemaakt om nieuwe voicemails te zien verschijnen en kunt u als bedrijf snel reageren op de meeste klantbehoeften.

2. Controleer al uw berichten op één overzichtelijk systeem

In plaats van zowel uw e-mail alsmede uw voicemailberichten te moeten bijhouden op twee verschillende plekken, biedt voicemail to e-mail het gemak van een locatie. U kiest er zelf voor of u bij elk binnenkomende bericht wel of geen melding ontvangt.

3. Overal toegang

Uw voicemailberichten zijn op elk moment te beluisteren. Door voicemails naar een e-mailinbox te sturen, maakt u ze op meer locaties toegankelijk. Iedereen heeft toegang tot e-mail op smartphones, tablets en computers. Een voicemail-naar-e-mailsysteem is daarom ook handig bij het inhuren van externe werknemers omdat het voor hen makkelijker maakt om hun ondersteuning vanaf een eigen locatie aan te bieden.

4. Meerdere werknemers kunnen aan de slag

Het systeem maakt het ook mogelijk voor meerdere werknemers om de berichten in hetzelfde postvak af te handelen. Medewerkers kunnen eenvoudig voicemails verplaatsen die afgeluisterd en afgehandeld zijn. Tevens kunnen de berichten zo zelfs overzichtelijk en veilig bewaard worden. Wijs meerdere werknemers toe om inkomende berichten af te handelen en zorg ervoor dat klanten de hulp krijgen die ze verdienen. Door deze service samen met een Live Chat-oplossing te implementeren, kunt u voldoen aan de behoeften van aanzienlijk meer klanten met een beperkt aantal klantenservicemedewerkers.

5. Effectief bijhouden en organiseren van gegevens

Zakelijke gebruikers moeten vaak notities maken of tekst invoeren in een systeem om aantekeningen te maken van ontvangen voicemails. De voicemails die u per mail ontvangt , kunnen ook in zo’n systeem op een ordelijke manier worden bewaard. Hetzelfde geldt voor e-mailarchiveringssystemen; voicemail-e-mails kunnen hierin netjes worden meegenomen. U kunt zelfs meerdere kopieën maken van uw voicemail-e-mails en deze naar verschillende locaties distribueren voor het bijhouden van gegevens of om andere leden van het team te informeren. Zodra u een bericht hebt opgeslagen in een e-mail, wordt het onmiddellijk flexibeler, nuttiger en gemakkelijker te volgen.

Voicemail to e-mail is een service die door Belcentrale.nl geleverd wordt als onderdeel van uw VoIP-telefonie. Meer info via 088 333 444 6.