Skype for Business is hét platform voor organisaties om eenvoudig met elkaar te communiceren op verschillende manieren. Hierdoor kan de ondernemer efficiënt digitaal samenwerken met collega’s klanten en relaties. Gebruikers kunnen onderling (gratis) chatten, bellen, vergaderen op afstand, presentaties delen en ze kunnen zien wie van hun collega’s wel of niet beschikbaar zijn. Er zijn veel mogelijkheden maar hoe zorgt u ervoor dat u alles uit de applicatie haalt? Met deze vijf praktische tips is dat geen enkel probleem!

Tip 1. Plan een Skype-vergadering in met Outlook

Een vergadering inplannen met collega’s, relaties of klanten, maar is het onmogelijk om allemaal aanwezig te zijn? Vanuit Outlook kunt u eenvoudig een Skype-vergadering inplannen. Wanneer u een nieuwe vergadering inplant, kunt u op het tabblad ‘Nieuwe Skype-vergadering’ klikken. Deze zal een link genereren waarop iedereen kan inbellen. Door op de link te klikken, kunnen ze deelnemen aan de vergadering. Deelnemers hoeven zelf geen Skype for Business te hebben, ze kunnen via de browser aan de vergadering deelnemen.

Tip 2. Het opnemen van vergaderingen

Stelt u eens voor. U heeft een lange vergadering gehad en u weet bepaalde dingen niet meer. Of u weet helemaal niet meer waar de vergadering over ging. Wat waren de actiepunten eigenlijk? Gelukkig kunt u vergaderingen opnemen met Skype for Business. Raak geen waardevolle gesprekken meer kwijt omdat alle gespreksactiviteiten, zoals audio, video, chatberichten, inhoud van gedeelde schermen en PowerPoints-dia’s, worden vastgelegd in de opname. Tijdens de vergadering kunt u op het symbool van drie puntjes klikken (…) en de opname starten. Bent u klaar? Klik dan op ‘Stop opnemen’.

De opname wordt automatisch opgeslagen in een MP4-formaat nadat de vergadering is afgelopen. Om een opname te vinden, gaat u eerst naar het hoofdscherm en daarna naar de vervolgkeuzelijst met instellingen. Ga dan naar Extra > Opnamemanager en u kunt de gewenste opname afspelen.

Tip 3. Ken de sneltoetsen

Skype for Business zit vol met toetsenbordcombinaties om u te helpen om efficiënter te werken. In dit artikel kunt u diverse toetscombinaties vinden. Bijvoorbeeld om een chat te accepteren, uw bureaublad niet meer te delen of om naar vergaderingen te gaan. Hierbij is het wel noodzakelijk om te weten of uw toetsenbord een Amerikaanse of Nederlandse indeling heeft. Bij andere indelingen komen de toetsen mogelijk niet exact overeen.

Een paar voorbeelden: Met de knoppen “Alt” + “M” (Nederlandse versie is Alt + N) kunt u een videogesprek starten waarbij u direct begint met het uitnodigen van de contacten van uw bedrijf.Een uitnodiging ontvangen? De makkelijkste manier is om te accepteren met de Windows-knop en de “A” knop. Er moet tegelijkertijd gedrukt worden op de knoppen (Nederlandse versie is: Windows + Shift + O) en u accepteert vervolgens de uitnodiging.

Tip 4. Gebruik PowerPoint om te presenteren

Soms hoeft u alleen een presentatie laten zien. Dankzij de integratie met PowerPoint is dit mogelijk. Open uw presentatie in PowerPoint, ga naar het tabblad ‘Diavoorstelling’ en klik op de knop ‘Presenteren online. Wanneer u erop klikt, kunt u kiezen voor Skype for Business en daarmee kunt u de diavoorstelling presenteren aan de deelnemers van de vergadering of u kunt een nieuwe vergadering aanmaken. Met andere Office-toepassingen is het ook mogelijk om bestanden online te delen. Hiervoor gaat u naar File > Share > Share > Present online. U moet ervoor zorgen dat Skype for Business geselecteerd is in de dropdown en klik vervolgens op ‘Presenteren’.

Tip 5. Gebruik een whiteboard om samen te werken

Een whiteboard is een lege pagina die u kunt gebruiken doordat iedereen notities kan typen, tekenen of afbeeldingen kan importeren. Als u een Whiteboard selecteert, wordt het geopend op alle schermen. Het rechterpaneel kunt u gebruiken om te schakelen tussen bijvoorbeeld de pen, markeerstift en gum. Als u naar een andere presentatieoptie overschakelt, sluit het whiteboard maar u kunt dit later weer openen. De inhoud blijft behouden, dus u raakt geen belangrijke notities kwijt.

U kunt ook gebruik maken van een enquête en vraag-en-antwoordfuncties. Om het in een vergadering te gebruiken, klikt u op ‘huidige inhoud’, selecteer ‘Meer’ en kies vervolgens voor een whiteboard, enquête en Q&A.

Benieuwd naar de vele mogelijkheden?

Neem dan gerust contact op met onze specialisten. Bel 088 333 4445 of mail naar support@belcentrale.nl. Daarnaast organiseren we elke donderdag een inloopochtend. Kom eens langs op ons kantoor aan de Westblaak te Rotterdam. Onze medewerkers helpen u graag verder.