Veel communicatie verloopt prima via instant-messaging platforms, ouderwets bellen of e-mailen. Maar toch, soms ontkomt men er niet aan. Videobellen. Een vergadering houden met meerdere personen kan het beste via een videogesprek. We geven vier simpele tips om zo’n videogesprek optimaal te laten verlopen.

1. Videobellen? Test het eerst!

Videobellen gaat soms helaas niet zo goed. Zo gaat bij de een de camera niet aan en bij de ander doet de microfoon het weer niet. Probeer dit van tevoren te voorkomen. Het is niet erg als het mis gaat wanneer u uw collega’s belt, maar bij een klant is dit niet goed. Zorg ervoor dat u zeker weet dat alles in orde is voordat u begint. Bel eerst met een directe collega of iemand anders om te testen. Ga dan aan de slag.

2. Het optimaliseren van beeld en geluid

Besteed aan het begin van uw werkdag de eerste vijf minuten aan het optimaliseren van beeld en geluid. Zorg voor een rustige omgeving en een rustige achtergrond. Laat aan uw huisgenoten of uw gezin weten dat ze niet binnen kunnen komen. Ook is het belangrijk dat de camera niet beweegt.

Zorg ervoor dat uw laptop met stroom verbonden is. Dit zorgt ervoor dat het niet in een energiezuinige modus gaat. Dit komt de kwaliteit van het beeld ten goede. Het kan voorkomen dat er vertraging in de lijn zit. Houd hier rekening mee wanneer u praat. Zo voorkomt u dat u door een collega’s of klant gaat praten.

3. Gebruik een koptelefoon

Het is onmogelijk om effectief te communiceren wanneer u elkaar slecht verstaat. Gebruik daarom altijd een headset. Uw microfoon vangt altijd het geluid van de luissprekers op, bij gebruik van de luidsprekers en microfoon. Dit zorgt voor vervelende bijgeluiden en een echo. Microfoons die ingebouwd zijn in een laptop, vangen relatief veel omgevingsgeluid op. Hierbij wordt ook de echo van de kamer waarin u werkt of bijvoorbeeld het geluid van huisgenoten opgenomen.

Tip: bent u niet aan het woord? Demp uw microfoon zodat de audiokwaliteit bij meeting sterk verbetert. Op die manier werkt het achtergrondgeluid uit uw kamer niet verstorend voor de anderen.

4. Kies een goede achtergrond

Een juiste achtergrond kiezen, is trouwens ook helemaal niet verkeerd. Uiteraard maakt het niet zoveel uit wanneer u met uw directe collega’s belt, maar een stapje hoger op de ladder maakt al veel verschil. Zorg voor een strakke of een opgeruimde achtergrond. Vermijd bewegingen in de achtergrond, en als het mogelijk is, zit voor een effen achtergrond. Ga bij voorkeur met je gezicht naar een raam toe zitten, of zet een lamp hoog achter uw scherm neer. Dan bent u best zichtbaar voor de rest van de groep.